04 Oct, 2017
Jérôme CHERQUI
Digitalisation, Management, Organisation

Trello : Outil d’organisation des tâches …

Le respect des délais et la gestion des priorités sont parfois des sujets compliqués à gérer par les chefs d’entreprise ou les managers. Tâches récurrentes à planifier, gérer plusieurs projets de front, clients toujours plus exigeants …. Voici quelques raisons qui provoquent désorganisation, stress dans vos équipes, et mécontentements chez vos clients.

Avant toute chose, précisons qu’il n’existe pas de méthodes miracles dans l’organisation des tâches de vos collaborateurs, et que les pratiques et outils à mettre en place dépendent beaucoup de la taille de l’entreprise, du dirigeant ainsi que des managers en place. Souvent débordés au quotidien, les professionnels de tous secteurs ne prennent pas le temps ni le recul de mettre en place de simples outils qui seraient d’une grande aide dans leur organisation.

La méthode GTD … structurez vos process !

A ce stade, nous pourrions évoquer la méthode GTD (Getting Think done) de David ALLEN, qui systémise dans un process structuré un certain nombre de tâches. Nous évoquerons dans un prochain article la méthode GTD plus en profondeur. Mais concentrons-nous ci-dessous sur la gestion des tâches.

Les professionnels structurés sont aujourd’hui rodés aux listes des tâches ou la fameuse « to do list ». C’est à ce stade que les choses peuvent se corser. En effet, gérer une liste des tâches personnelle est simple, mais comment interconnecter et coordonner ces listes dans un environnement de travail collectif ?

Posons la question autrement : Combien de temps perdez-vous à coordonner, déléguer et contrôler les tâches plus ou moins importantes et dont le degré d’urgence n’est pas le même ?

Trello : un outil de gestion de projet aux multiples facettes …

La révolution digitale passe également par là et des outils très performants existent aujourd’hui pour organiser au mieux la gestion des tâches de vos projets internes. Partons à la découverte de l’outil Trello qui est aujourd’hui très utilisé par les professionnels. Fin 2015, Trello comptait plus de 10 millions d’utilisateurs dans le monde. Découvrons ici quelques fonctionnalités phares du service en ligne.

1- Les fonctionnalités de base

Il est important de dire que Trello s’adapte au besoin unique de l’entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Cet outil intervient comme une ardoise propre, prêt à organiser n’importe quel projet. Les projets s’organisent en tableaux, listes et cartes qui segmentent et structurent les tâches à réaliser. Les tableaux regroupent les tâches à réaliser ; les listes classent les cartes, et les cartes sont l’unité fondamentale du tableau puisqu’elles représentent les tâches et les idées à réaliser. Ces dernières ne sont pas limitées contrairement aux listes.

La carte

Chaque tâche (ou carte) est personnalisable et plusieurs champs peuvent s’ajouter :

Une description pour donner des informations complémentaires, des précisions sur la tâche
Des commentaires (laissés par les membres) qui montrent l’évolution du projet, des mises à jour… Les membres peuvent s’identifier avec « @ » et reçoivent une notification (mail et pop up).
Des membres pour définir les membres inclus dans la tâche donnée.
Des étiquettes pour définir un champ d’application (par exemple)
Une checklist (case à cocher)
Une date d’échéance pour gérer les priorités
Des pièces jointes pour que tous les membres aient facilement accès au(x) document(s) relatif(s) à la carte (mutualisation de l’information).

Plusieurs actions peuvent être menées sur la carte :

Déplacer : la carte peut être déplacée dans une autre liste (le cliquer-déposer fonctionne également)
Copier : par défaut elle se copie dans la même liste
S’abonner : permet de voir tous les changements en temps réel
Archiver : la carte disparaît du tableau, elle se trouve dans les dossiers archivés. Une fois archivée, elle peut être supprimée définitivement.

" Mettre en place un outil qui favorise l’interconnexion de vos équipes, favorisera l’organisation des tâches des différentes strates hiérarchiques (du dirigeant, en passant par les managers, et jusqu’aux salariés de l’entreprise). Cela impliquera un meilleur respect des délais clients, ainsi que leur satisfaction. L’organisation des hommes est au coeur de votre relation client. La mise en place de tels outils digitaux peut ainsi vous aider dans la gestion du temps collectivement. "

Le Menu

Une fois dans un tableau, Trello offre des fonctionnalités qui se trouvent dans le menu burger en haut à droite de l’écran. Ce menu apporte de nombreuses fonctionnalités (variant avec la version gratuite de Trello et la version Gold).

Version gratuite :

Personnalisation du fond d’écran du tableau en question. Il existe une bibliothèque d’images intégrée dans Trello
Triage des cartes avec des filtres. la Touche “Q” permet d’afficher uniquement les tâches dans laquelle la personne est identifiée.
Ajout de stickers sur les cartes. Ils apportent une touche visuelle non négligeable dans la lecture des cartes.
Ajout d’un seul module Power-Ups

D’autres paramètres sont également visibles lorsqu’on clique sur “Plus” :

Des paramètres liés au tableau et à l’équipe
La gestion des étiquettes
L’accès aux éléments archivés (utile en cas de mauvaise manipulation de la carte – suppression par erreur)
Possibilité de relier son tableau à sa boîte e-mail pour faciliter la création de carte – cela devient automatique
Possibilité d’imprimer et d’exporter le tableau ou encore de la partager avec une URL.
“Fermer le tableau” consiste à le supprimer.

La Version payante :

Offre plus de stickers
Offre plus de Power-Ups

" La mise en place d’un tel outil permet de fluidifier la gestion des tâches. Concrètement, cela permettra d’éviter les réunions de cadrage à répétition qui sont très chronophages, de fluidifier les informations échangées par vos salariés, de les impliquer au coeur de l’organisation en les rendant acteurs au coeur d’un ou plusieurs projets. "

Aspect collaboratif

Trello facilite le travail avec les autres. Chacun peut afficher tout ce dont il a besoin en un seul et même endroit. L’information entre chaque collaborateur est mutualisée pour faciliter la gestion , la compréhension et la communication entre les membres d’une équipe, puisque les mises à jour sont en temps réel.

Il n’y a pas de limite au nombre de membres que l’on peut ajouter à un tableau. Il ne faut donc pas hésiter à ajouter toute l’équipe et toutes les personnes qui sont essentielles aux tâches à accomplir. Lorsque les membres sont ajoutés à un tableau ou une tâche, ils reçoivent une notification par courrier électronique.

Plusieurs équipes peuvent être créées pour un ou plusieurs tableaux et chaque équipe peut être administrée par la suite (ajout de membres, suppression, droits…).

Productivité

Le fonctionnement de Trello est simple, mais cet outil peut aller encore plus loin dans les fonctionnalités. Les Power-Ups permettent aux entreprises de gagner en productivité avec un seul et même outil. Les Power-Ups sont des applications qui s’ajoutent à Trello de manière à mutualiser toutes les données au même endroit.