- Jérôme CHERQUI
- Organisation
Adopter la méthode 5S pour améliorer sa démarche qualité
Grâce au succès de la japonaise Marie Kondo et de sa célèbre méthode de rangement « KonMari », le désencombrement est très en vogue chez les particuliers. Mais savez-vous qu’une autre méthode, venue elle aussi du Japon, s’applique quant à elle aux locaux professionnels (magasins, bureaux, entrepôts logistiques …) ? Il s’agit de la méthode 5S, un outil de gestion complet qui permet de clarifier l’espace professionnel, d’optimiser les conditions de travail, de gagner en efficacité et d’améliorer sa démarche qualité.
La méthode 5S, qu’est-ce que c’est ?
La méthode 5S a été développée au Japon. Elle tire son nom des 5 verbes d’action japonais qui définissent les 5 étapes à mener pour améliorer son environnement de travail :
- Seiri pour « Débarrasser »
- Seiton pour « Ranger »
- Seiso pour « Nettoyer »
- Seiketsu pour « Maintenir l’ordre »
- Shitsuke pour « Être rigoureux »
Les objectifs de la méthode 5S
La méthode 5S vise à réorganiser l’espace de travail de manière à éviter le désordre et améliorer les conditions de travail. Appliquer la méthode 5S dans ses locaux professionnels permet entre autres de :
- Mieux gérer l’emplacement du matériel et des équipements, afin de trouver rapidement ce que l’on cherche et d’éviter les commandes de matériel inutile.
- Faire gagner du temps et de l’efficacité à ses équipes en attribuant un emplacement précis à chaque objet.
- Optimiser les conditions de travail grâce à un environnement propre, clair et sécurisé.
- Eviter les accidents du travail dus à un environnement encombré et non sécurisé.
- Améliorer la démarche qualité grâce à un temps de réaction plus rapide.
- Embellir l’image extérieure de l’entreprise.
La méthode 5S promeut également la culture d’entreprise car elle repose sur l’autodiscipline et l’adhésion de tous les salariés. Cette méthode des 5S sera plus facile à mettre en oeuvre dans une organisation Supply Chain courte. Plus le nombre de collaborateurs sera important, plus les missions de contrôle et de rappels seront nécessaires.
Les étapes de la méthode 5S
La méthode 5S se compose de 5 étapes. Il est important de les mener dans l’ordre :
Etape 1 : Seiri ou « Débarrasser »
La première étape consiste à désencombrer l’espace de travail en se débarrassant de tous les équipements, matériels ou fournitures inutiles ou qui ne sont pas utilisés régulièrement.
Etape 2 : Seiton ou « Ranger »
Une fois l’environnement de travail débarrassé des objets inutiles, il convient de l’aménager de manière à éviter les pertes de temps et d’énergie. On définit alors une place pour chaque objet. Les équipements, matériels et fournitures utilisés le plus régulièrement sont rangés à proximité directe du poste de travail, tandis que les objets utilisés moins fréquemment sont remisés à l’écart (entrepôt, archives…). Cette étape est très importante dans l’optimisation des déplacements en réserve par les équipes logistiques qui peuvent parfois parcours de nombreux kilomètres inutiles lors des préparations de commande.
Etape 3 : Seiso ou « Nettoyer »
La troisième étape de la méthode 5S consiste à nettoyer l’environnement de travail. Cela permet non seulement d’améliorer l’hygiène et l’ambiance de travail, mais aussi de détecter d’éventuelles anomalies sur les équipements ou les fournitures, qui peuvent se dégrader par manque d’entretien.
Etape 4 : Seiketsu ou « Maintenir l’ordre »
Cette étape permet d’instaurer une culture des bonnes pratiques et des bonnes habitudes en définissant les règles visant à appliquer les trois premières étapes de la méthode 5S de manière régulière. Elle repose donc sur l’implication de chaque collaborateur. Il a été prouvé que le nettoyage et l’entretien des lieux impose aux équipes en place une discipline plus grande dans le nettoyage de la surface de travail. A contrario, une surface de travail négligée n’incitera pas les équipes à la propreté.
Etape 5 : Shitsuke ou « Etre rigoureux »
La cinquième et dernière étape de la méthode 5S a pour objectif de mettre en place un process de contrôle des règles de travail, et leur amélioration en cas de changement ou de besoin. Il est fréquent d’inciter à trouver des systématiques afin que les collaborateurs travaillent de la même façon (rangement des documents ou des outils aux mêmes emplacements … ).
Si votre organisation ne permet pas la mise en place d’un service logistique, vous avez également la possibilité de sous-traiter la partie stockage et préparation de commandes à des spécialistes comme Jokerlog ou Stio.
Comment mettre en place la méthode 5S ?
La méthode 5S est avant tout un projet collectif : elle nécessite l’adhésion et la participation de tous les collaborateurs. Voici quelques pistes pour mettre en place la méthode 5S de manière efficace :
- Définissez clairement les objectifs et les règles de travail de la méthode 5S: elles permettront aux équipes d’animation d’évaluer plus facilement les résultats.
- Etablissez une politique d’hygiène et de sécurité afin de prévenir les risques et les dangers : délimitez clairement les espaces de stockage et de circulation et aménagez les locaux de manière à pouvoir appliquer régulièrement les principes de la méthode 5S (prévoyez des bacs pour la collecte des déchets par exemple).
- Mettez en place un plan d’action détaillant toutes les étapes de la méthode 5S, les personnes impliquées et les dates d’intervention.
- Créez des équipes d’animation pour piloter la méthode 5S: composées de représentants des différents services et sites de l’entreprise, elles permettront d’impliquer tous les collaborateurs et d’appliquer la méthode de manière globale.
Bien appliquée, la méthode 5S est un outil très performant pour améliorer l’organisation de votre entreprise et gagner en
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