Optimiser l’organisation de ses équipes et respect des délais

“Le temps, c’est de l’argent” : le célèbre adage prend tout son sens dans les entreprises qui se doivent de travailler sur la rentabilité. Cette notion s’acquiert par des mesures d’efficacité, de professionnalisme, mais aussi d’organisation. Il est particulièrement nécessaire, afin d’obtenir des résultats, de travailler son emploi du temps et son organisation. Le but est de respecter les délais pour lesquels chacun s’engage et qui sont gage d’image de marque et de rigueur. Au sein de l’entreprise, des méthodes, des process ou des directives doivent aller dans ce sens. A chaque étape, il est indispensable de mettre en place et surtout de respecter les procédures, les organisations et de les unifier afin de fluidifier le travail de chacun.

Pour que cette organisation soit la plus efficace possible, il est important que chaque individu au sein de l’équipe mette en place et se serve des outils qui lui sont proposés, de les adapter en fonction de son poste. Ils apporteront ainsi une valeur ajoutée au travail de chacun. Cette organisation et cette rigueur seront d’une part les signes d’une maîtrise de son poste et des sujets, mais d’autre part, reflètent l’image que la société souhaite véhiculer.

Cap sur les grandes lignes et astuces d’une organisation maîtrisée !

Les process de travail au sein de l’entreprise

Il est indispensable au sein de l’entreprise qu’une organisation soit mise en place afin d’unifier les méthodes de travail, mais en respectant toutefois les particularités et les contraintes des services. Par ailleurs, il est important également de permettre à chaque individu de trouver ses marques au sein de cette organisation. L’objectif est qu’il puisse s’exprimer dans le cadre de ses missions sans un carcan réducteur ou oppressant.

Ces process doivent être fédérateurs et s’organiser comme une ligne de conduite pour les équipes, mais en laissant à chacun une autonomie et une marche de manœuvre propices à la créativité et à l’initiative.

Ces process s’articulent autour de plusieurs thèmes : opérationnels, supports et management. Ils doivent être mis en place par la direction et doivent être pilotés afin de les adapter en permanence à la vie et à l’évolution de l’entreprise. C’est toute une stratégie d’entreprise qui se met alors en place et qui permet une organisation au service de l’efficacité et de la qualité de service.

Dans le cadre de ces process, chaque salarié de l’entreprise est amené, quant à lui, à mettre en place des systèmes d’organisation propres à son poste de travail, à ses contraintes et aux missions qui lui sont confiées.

Il est important de réaliser une cartographie des processus afin d’évaluer ces derniers. Il peut être intéressant d’identifier les ruptures de charges, les points bloquants, ou tout facteur ayant un impact sur la fluidité du processus. Cela peut avoir une conséquence négative sur la qualité du service client, ou le service rendu aux usagers de tel ou tel service. L’analyse de ces processus à impact direct sur les coûts de l’organisation.

Un outil tel que l’AMDEC (Analyse des Modes de Défaillances de leur Effets et de leur Criticité), peut-être utilisé afin de fiabiliser un processus. Cette méthode est très utilisée dans l’industrie ou les métiers de services.

La méthode Value Stream Mapping permet quant à elle de supprimer les tâches chronophages et sans valeur ajoutée.

Organisation : la règle des deux minutes selon David Allen

Une aide précieuse est apportée si l’on applique la règle “des deux minutes” qui permet de faire le tri dans les tâches en les classant par ordre de priorité. Il est alors possible de traiter les sujets mineurs en deux minutes de façon à les supprimer de la liste des missions à accomplir. Ensuite, l’objectif est de se consacrer à celles qui nécessitent plus de réflexion et de temps de réalisation en les classant par priorité.

En effet, selon David Allen, spécialiste dans la productivité et de l’efficacité, auteur de nombreux ouvrages et de conférences sur le thème de l’organisation dans l’entreprise, il est indispensable de traiter toutes les missions qui prennent moins de deux minutes en priorité. En mettant en place cette méthode, cela permet de s’acquitter rapidement des micro tâches, de structurer l’organisation journalière de travail afin d’en éviter l’accumulation et la sensation de surcharge mentale.

David Allen expose aussi sur sa théorie de la réussite qui est liée à une bonne organisation, laquelle permet une meilleure efficacité, une lisibilité plus efficace des missions et permet ainsi d’aboutir à une qualité de travail et de réflexion plus appropriée et donc de meilleurs résultats.

Digitaliser son organisation

Comme de nombreux domaines, l’organisation d’entreprise n’échappe pas à l’obligation de se digitaliser. Il existe de nombreux outils mis à disposition des entreprises dans la recherche et la mise en place de méthodes de travail et d’organisation.

Que ce soit pour l’organisation interne ou dans le cadre de missions de prestations de service, notamment des clients, il est indispensable de mettre en place des outils d’aide à l’organisation et de la gestion de la relation clients. Ces outils viendront, d’ailleurs, renforcer la qualité de service.

Les outils indispensables : ERP et CRM

Le logiciel ERP (Enterprise Ressource Planning) permet de gérer l’ensemble des processus ainsi que des fonctions de gestion. Ainsi, on y traite entre autres les commandes, la gestion des stocks, la comptabilité et la paie. Les différentes données sont reliées entre elles et l’ERP permet ainsi à l’entreprise de consolider les informations et de pouvoir suivre quotidiennement toutes les données. Le partage d’informations est ainsi réalisé avec l’ensemble des collaborateurs, et les services de l’entreprise.

Dans le cadre de la relation clients, le logiciel CRM (Customer Relationship Management) soit Gestion de la Relation Client, centralise toutes les données liées à la relation clientèle en vue de faciliter et rendre performante la communication, les délais de réponse et les actions. Grâce au CRM, la connaissance du portefeuille clients, ses attentes et ses contraintes sont connues en temps réel et permettent d’agir et de réagir avec promptitude, d’anticiper et de mettre en place des process adaptés. Les nouveaux usages digitaux permettent également d’automatiser un certain nombre de tâches comme la relance des devis, les envois de mails automatisés entre autres. Le choix du CRM est important. Il doit être dimensionné à la taille de votre équipe. Certaines activités imposent des CRM métiers sur mesure.

Outils d’aide à l’organisation

Les entreprises ont la possibilité également de mettre en place des outils d’aide à l’organisation destinés aux différents services et individus de la société. Parmi eux, Trello qui permet de gérer les tâches, facilite la gestion des projets. Cet outil, particulièrement puissant, peut être configuré aux besoins spécifiques de l’entreprise, des services ou des salariés. Son application mobile permet d’accéder aux tableaux des tâches de n’importe où. Il est un lien de communication performant au sein d’une équipe et un facilitateur d’organisation en gérant des listes de tâches, leurs échéances, ainsi que leurs affectations.